Produktive Meetings leicht gemacht

    Arbeitswelt erstellt von Petra Graef, Inhaberin DESIGNERDOCK München

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    Was macht ein Meeting zu einem guten Meeting? Petra Graef, Inhaberin vom DESIGNERDOCK-Büro in München, hat sich mit dieser Frage beschäftigt. Gefunden hat Petra hilfreiche Tricks und Kniffe, mit denen Meetings (wieder) Spaß machen.

    Im besten Fall können Meetings uns beflügeln, zusammenschweißen und voranbringen. Im schlechtesten Fall rauben sie uns Nerven, werden zur Bühne von internen Querelen und bleiben ergebnislos. Ob ein Meeting gelingt oder im Sande verläuft ist kein Zufall. Und das ist eine gute Nachricht. Denn wir sind einer Meetingsituation nicht einfach ausgeliefert. Produktive Meetings sind eine Frage der richtigen Vorbereitung und Gestaltung. Man muss nur wissen, worauf es ankommt. 

    Eine gute Meetingkultur entwickeln

    Zuallererst stellt sich immer die Frage, ob ein Meeting tatsächlich das richtige Format ist. Wenn Informationen ausgetauscht, wichtige Punkte diskutiert und Entscheidungen getroffen werden sollen, dann ist ein Meeting auf jeden Fall sinnvoll. Bei der Wahl der TeilnehmerInnen sollten nur diejenigen eingeladen werden, die auch wirklich mit dem Thema zu tun haben, die Experten oder in der Position sind, Entscheidungen zu treffen. Die Gruppe sollte also nicht zu groß sein. Meeting-geplagt fühlen sich die, die häufig in Meetings sitzen und gar nicht wissen, was sie hier sollen. 

    Produktive Meetings erfordern eine Vorbereitung und Struktur. Schon mit der Einladung sollten die TeilnehmerInnen möglichst konkret erfahren, worum es in dem anberaumten Meeting geht. Doch das Thema allein genügt nicht. Wer das Lead für ein Meeting hat, sollte mindestens zwei Tage vorher auch eine Agenda versenden und wissen, welche Ziele mit dem Meeting erreicht werden sollen. Die wichtigsten Punkte landen auf der Agenda weit vorne. Eine Agenda ermöglicht den TeilnehmerInnen, sich vorzubereiten und wichtige Punkte vorab zu ergänzen. Oft laufen Meetings schleppend und uninspiriert, weil sich niemand richtig vorbereitet hat. 

    Wichtig ist auch, sich im Vornherein Gedanken zum Zeitrahmen zu machen. Wurde zu viel Zeit angesetzt, wird diese häufig auch dann ausgefüllt, wenn es schneller ginge. Selten endet ein Meeting früher als geplant. Daher gilt prinzipiell: Ein Meeting sollte so lange wie nötig dauern, aber so kurz wie möglich sein. Außerdem sollten Besprechungen immer pünktlich beginnen und pünktlich enden. Amerikanische Wissenschaftler haben herausgefunden, dass Meetings, die zu spät beginnen oder unterbrochen werden, wahre Stimmungskiller sind. Experten raten sogar, Meetings abzubrechen, wenn TeilnehmerInnen zu spät kommen, keine Agenda vorliegt oder niemand vorbereitet ist.

    Für das Gelingen von Meetings spielt wie überall auch die Kommunikation eine große Rolle. Alte Konflikte oder ungute Dynamiken im Team können ein Treffen blockieren. Wird im Meeting nach einem Schuldigen gesucht, werden Seitengespräche geführt, Ideen oder Kollegen abgewertet, sind auch das Anzeichen für eine schlechte Kommunikationskultur. Dann kann es helfen, klare Regeln für die Kommunikation im Allgemeinen und die Besprechungen im Speziellen aufzustellen.

    Das passende Umfeld für ein Meeting

    Kommen die Ideen? Fließt oder stockt ein Gespräch? Auch die Umgebung kann den Verlauf eines Meetings beeinflussen. Spezielle Workshopräume mit großen Whiteboards, bunten Post-Its und vielen Arbeitsmaterialien sind das passende Setting, wenn Kreativität gefragt ist. Die Wissenschaftler der Washington University in St. Louis empfehlen, kurze Meetings im Stehen abzuhalten. Sie haben festgestellt, dass Meetings im Stehen die Dynamik, das Wohlbefinden und die Ergebnisse positiv beeinflussen. Gehen regt das Denken an. Immer beliebter wird es in vielen Unternehmen, Meetings mit einem kleinen Spaziergang an der frischen Luft zu verbinden. Wenn z.B. wichtige Entscheidungen getroffen werden müssen, bleibt der gute alte Konferenzraum die richtige Wahl.

    Pflicht und Kür – die Moderation 

    Sind alle TeilnehmerInnen pünktlich da und vorbereitet, kann das Meeting losgehen. Es lohnt sich zu Beginn, noch einmal die Agenda vorzustellen und die Erwartungen an das Meeting abzuklären. Meetings scheitern häufig, weil es unterschiedliche Erwartungen gibt oder unterschiedliche Ziele verfolgt werden. Damit sich alle TeilnehmerInnen für das Gelingen der Besprechung verantwortlich fühlen, können unterschiedliche Aufgaben verteilt werden. Zum Beispiel braucht es immer jemanden, der die Zeit im Auge behält, der mitschreibt oder darauf achtet, dass die Agenda eingehalten wird. 

    Abschweifungen vom Thema gehen vielen Menschen auf die Nerven. Neue Themen haben (in den allermeisten Fällen) im Meeting nichts zu suchen. Diese können aber von aufmerksamen TeilnehmerInnen oder Moderatoren notiert werden. Am Ende des Meetings kann man dann besprechen, wie mit den neuen Themen umgegangen werden soll. 

    Meetings zielführend zu moderieren ist eine große Aufgabe und erfordert viel Übung. Eine gute Moderation sorgt dafür, dass sich alle TeilnehmerInnen einbringen: Vielquatscher müssen freundlich zur Räson gebracht und stille TeilnehmerInnen direkt angesprochen werden. Offene Fragen regen auch Schweigende dazu an, mehr als ja oder nein zu sagen. Auch mit aufkommenden Konflikten und schwierigen Situationen müssen Moderatoren möglichst souverän umgehen können. Im besten Fall gelingt es, am Ende des Meetings einen Konsens herzustellen. Ein Konsens hat den Vorteil, dass niemand zu den „Abstimmungsverlierern“ zählt und alle die Entscheidung(en) mittragen können. 

    Wie herausfordernd die Moderation ist, sollten nicht nur die Moderatoren, sondern auch die TeilnehmerInnen wissen. Am besten ist es, wenn alle im Team beide Rollen kennen. Ein konstruktives Feedback am Ende eines Meetings hilft dabei, die Moderationsfähigkeiten zu stärken.

    Next Steps

    Zum Abschluss des Meeting sollten immer die To do’s verteilt und ein Zeitplan erstellt werden. Richtig ärgerlich ist es, wenn aus einem Meeting nichts folgt oder Besprochenes nicht umgesetzt wird. Wer ist wofür bis wann verantwortlich? Diese Fragen müssen unbedingt geklärt werden. Viel Zeit darf man sich auch mit dem Protokoll nicht lassen. Dieses sollten alle TeilnehmerInnen innerhalb des nächsten Tages erhalten.

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